سکوت سازمانی: چرا کارمندان صحبت نمی کنند؟

سکوت سازمانی: چرا کارمندان صحبت نمی کنند؟

کارکنان نقش عمده‌ای در موفقیت محل کار خود دارند، و رفتارها و دیدگاه‌های آن ها می‌تواند تأثیرات حیاتی بر سرنوشت یک سازمان داشته باشد. سکوت سازمانی پدیده ای است که زمانی در سازمان ها رخ می دهد که کارکنان به طور هدفمند اطلاعات و نظرات خود را در مورد سازمان مخفی می کنند. از طریق استفاده از سکوت، اعضای سازمان قادر به پنهان کردن اطلاعاتی هستند که می تواند برای رشد و پیشرفت شرکت حیاتی باشد. وقتی سکوت سازمانی روی می دهد، تأثیرات متعددی، از جمله تأثیرات بر موفقیت سازمانی و خود کارکنان وجود دارد که می تواند رخ دهد. در این مقاله به علل و آثار سکوت سازمانی و همچنین مدل هایی برای مشاهده و درک آن پرداخته می شود.

سکوت سازمانی چیست؟
جریان اطلاعات در یک سازمان یکی از حیاتی ترین فاکتورهای موفقیت آن است، اما پنهان کردن گسترده ی اطلاعات یک رویداد رایج است. کارکنان، که ستون فقرات هر سازمانی هستند، احتمالاً ایده‌های خود را شکل می‌دهند و اطلاعاتی در مورد فعالیت‌های اساسی سازمان جمع‌آوری می‌کنند؛ کارمندان اغلب با این گزینه مواجه هستند که آیا این ایده ها و مشاهدات را بیان کنند یا سکوت کنند و از افشای این اطلاعات احتمالاً ارزشمند خودداری کنند. صدای یک کارمند را می‌توان هر گونه تلاش برای بیان ایده‌ها، نگرانی‌ها، اطلاعات، یا عقاید به افراد داخل یا خارج از سازمان تعریف کرد؛ فقدان صدا سکوت در نظر گرفته می شود، اگرچه انگیزه ی پشت سکوت معنادارترین پیغامی است که هنگام در نظر گرفتن سکوت سازمانی باید تحلیل شود. از طریق استفاده از سکوت هدفمند، کارکنان به طور جمعی اطلاعاتی را که می تواند برای رشد و موفقیت سازمان زیان آور باشد، پنهان می کنند. بنابراین، سکوت سازمانی را می‌توان موقعیتی در نظر گرفت که در آن یکی از کارکنان اطلاعات، نظرات، دغدغه ها یا ایده‌های به ظاهر ارزشمندی دارد و تصمیم می‌گیرد این اطلاعات را پنهان کند.

انگیزه های سکوت کارکنان
انواع مختلفی از سکوت سازمانی وجود دارد که بر اساس انگیزه های کارکنان برای ساکت ماندن طبقه بندی می‌شود. به گفته ی ون داین، آنگ و بوترو، سه انگیزه ی متمایز برای سکوت کارمند وجود دارد: سکوت مطیع، تدافعی، و نوع دوستانه.

سکوت مطیع را می‌توان به‌عنوان سکوت ناشی از عدم علاقه یا ترجیح به منفعل بودن در نظر گرفت؛ کارمندی که در سکوت مطیع شرکت می‌کند، احتمالاً بیشتر به انطباق با هنجارها یا استانداردهای سازمانی اهمیت می‌دهد.

سکوت تدافعی وقایعی را توصیف می کند که در آن کارکنان عمداً به دلیل ترس از عواقب صحبت کردن، اطلاعات خود را پنهان می کنند (بهشتی فر و همکاران، 2012). برخلاف سکوت مطیع، سکوت تدافعی بیشتر تعمدی و کنشگرایانه است زیرا کارمند شق های سکوت را درک کرده است و ساکت ماندن را به عنوان روشی برای محافظت از خود در برابر پیامدهای منفی بالقوه انتخاب می کند.
در نهایت، کارکنان با هدف ایجاد منافع مثبت بیشتر برای زندگی یا موقعیت‌های دیگران یا سازمان، در سکوت نوع‌دوستانه شرکت می کنند. سکوت نوع دوستانه، بهزیستی گروه را تقویت می کند و به جای نگرانی فقط برای خود، از نگرانی برای دیگران نشئت می گیرد.

در مطالعه ی سال2012 توسط چاد برینزفیلد، شش انگیزه ی مختلف برای سکوت کارکنان آشکار شد: منحرف‌کننده، رابطه‌ای، دفاعی، محجوب، بی‌اثر و جدایی:

همانطور که برینزفیلد فکر می کند، سکوت منحرف کننده، پنهان کردن هدفمند اطلاعات ضروری به عنوان ابزاری برای سرپیچی از سازمان یا به تعارض انداختن دیگران است.

سکوت رابطه‌ای زمانی رخ می‌دهد که یک کارمند برای آسیب ندیدن یک رابطه و صدمه ندیدن از جنبه‌های منفی آن اطلاعات را نزد خود نگه می‌دارد.

سکوت دفاعی، همانطور که قبلاً بحث شد، زمانی اتفاق می‌افتد که کارمند از عواقب صحبت کردن می‌ترسد یا تأثیرات منفی مطرح کردن آن را پیش‌بینی می‌کند.
سکوت محجوب زمانی اتفاق می‌افتد که کارمند فاقد اعتماد به نفس یا ابزار شخصی درونی برای بیان نظرات یا اطلاعات خود است.

سکوت بی‌اثر بیان می‌کند که کارمند صحبت نمی‌کند زیرا تصور می‌کند که اطلاعات از اهمیت کافی برخوردار نیستند یا اینکه اطلاعات در ایجاد تغییر بی‌اثر هستند.

سکوت جدایی مشابه ون داین و همکارانشان است، سکوت مطیع، که در آن کارمند بی علاقه است یا از ارزش های سازمانی جدا شده است؛ با این حال، سکوت جدایی با سکوت مطیع متفاوت است، به این صورت که سکوت جدایی بر اساس ناتوانی درک شده ی کارمند در ایجاد تغییر به‌دلیل عدم تعامل با سازمان است نه عدم علاقه.

علل سکوت سازمانی
مرز بین علل و انگیزه های سکوت سازمانی بسیار نازک است، زیرا فاکتورهای زیادی وجود دارد که باعث ترویج سکوت کارکنان در یک سازمان می شود. اولین مفهوم مورد بحث، مفهوم سازی هیولین در سال 2003 از نمای انطباق است. او نماهای انطباق را اینگونه تعریف می‌کند: “نمایش‌های نادرستی که توسط کارکنان ایجاد می‌شوند تا چنین به نظر برسد که ارزش‌های سازمانی را در بر می‌گیرند”، تعریفی که با سکوت سازمانی بسیار مطابقت دارد. نماهای انطباق با در نظر گرفتن ساختار سازمانی، فرهنگ و زمینه و همچنین جایگاه کارمند در سازمان و ویژگی های فرد ریشه در خود سازمان دارد.

هیولین معتقد است سازمان‌هایی که در یک سیستم پاداش مشارکت می‌کنند، به احتمال زیاد نماهایی از انطباق دریافت می‌کنند، زیرا این سیستم کارکنان را تشویق می‌کند تا ارزش‌های شخصی متفاوت خود را سرکوب کنند. به طور مشابه، هیولین اشاره می‌کند که قدرت یک کارمند در سازمان ارتباط زیادی با وضعیت آن ها در سازمان، و همچنین جمعیت‌شناسی فردی آن ها دارد که می‌تواند بر قدرت بیان آن ها تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، اقلیت‌ها ممکن است به دلیل اختلاف زیاد با ارزش های شخصی و سازمانی، و همچنین نیاز بیشتر به تناسب و انطباق با استانداردهای سازمانی، کمتر احتمال دارد نظرات و نگرانی های خود را بیان کنند. نمونه ای از اقلیتی که نمای انطباق را حفظ می کنند، نمونه ای از سکوت تدافعی خواهد بود.

در حالی که هیولین یک روند اساسی و بزرگتر را در رفتار کارمند آشکار می کند، ادبیات جدیدتر کارکردهای خاصی را در یک سازمان ارائه کرده است که کارکنان را به سکوت سازمانی تشویق می کند. موریسون و میلیکن در آثار پراستناد خود دو دلیل در سطح مدیریت برای سکوت سازمانی بیان می کنند: ترس مدیران از بازخورد منفی و باورهای ضمنی مدیران. از آنجا که مردم اغلب از بازخورد منفی می ترسند، اغلب سعی می کنند از شنیدن آن به طور کلی اجتناب کنند، زیرا می تواند باعث ایجاد احساس شرمندگی، تهدید، آسیب پذیری یا بی‌کفایتی شود؛ نادیده گرفتن، عزل کردن یا حمله به بازخورد منفی، محیط هایی را ایجاد می کند که در آن بازخورد منفی و ارتباط رو به بالا تضعیف می شود.

باورهای ضمنی مدیران در مورد کارکنان و مدیریت نیز فاکتوری در ایجاد سکوت سازمانی است. به طور خاص، مدیران معمولاً این باور را دارند که کارمندان “خود منفعت و غیرقابل اعتماد هستند” و این باور منجر به رفتار مدیران به شیوه‌هایی می‌شود که به طور مؤثر ارتباط رو به بالا را در سازمان‌ها منع می‌کند. این باورها ممکن است آگاهانه نباشند، اما همچنان پیامدهای منفی در فرهنگ ارتباطی درون یک سازمان به دست می دهند.

باور ضمنی دیگری که موریسون و میلیکن به آن اشاره کردند این است که مدیریت برای تصمیم گیری در مورد سازمان اصلح ترین است، که در نتیجه مانع ارتباط بالای ایده ها و نگرانی ها با کارکنان موقعیت پایین تر می شود. این ایده که کارکنان جایی برای ابراز نظر یا مشارکت در تصمیم گیری های مدیریتی ندارند، شرایطی را ایجاد می‌کند که سکوت سازمانی را تقویت می کند. در نهایت، این اعتقاد وجود دارد که “اتحاد، توافق و اجماع نشانه‌های سلامت سازمانی است” و باید از هرگونه اظهارنظر متناقض خودداری شود. این ایده فضایی را ایجاد می‌کند که در آن تنها از نظرات عمومی یا نظرات مدیریت استقبال می‌شود، در نتیجه از ابراز نظرات مخالف، که دلیل مشهور توقف رشد است، ممانعت می‌شود.


اثرات سکوت سازمانی

دو مکتب فکری از مطالعه ی اثرات سکوت سازمانی بیرون می زند: اثرات بر کارکنان و اثرات بر سازمان. احساس گناه، مسئولیت، پتانسیل از دست رفته، و سایر جنبه های روانی باعث استرسی می شود که کارمند ممکن است در حین حفظ سکوت احساس کند. حفظ سکوت یا ساکت بودن ممکن است باعث شود کارکنان احساس کنند در سازمان برایشان ارزشی قائل نیستند؛ کارکنان همچنین ممکن است احساس عدم کنترل در موقعیت کاری خود داشته باشند که می تواند عواقب بسیار گسترده تری مانند کناره گیری، نارضایتی، انگیزه ی پایین یا حتی انحراف داشته باشد. ناهماهنگی شناختی، یا احساس گسست بین آنچه فرد باور دارد و نحوه ی رفتار او، می تواند در کارمندانی رخ دهد که احساس می کنند ارزش های شخصی خود را در کارشان حفظ نمی کنند. گذشته از روحیه ی پایین و احساسات منفی نسبت به کار خود، استرس زیاد ناشی از حفظ سکوت سازمانی می تواند باعث شود کارکنان به مسائل بهداشت روانی مانند افسردگی یا سایر مسائل سلامت مبتلا شوند، که ممکن است منجر به مسائل سوء مصرف مواد شود.

هنگام تحلیل اثراتی که سکوت سازمانی می تواند بر یک سازمان داشته باشد، باید در نظر داشت اثراتی که بر کارکنان رخ می دهد، به نوبه ی خود بر کل سازمان تأثیر می گذارد. بارزترین تأثیری که در یک سازمان در مواجهه با سکوت سازمانی در میان کارکنان رخ می دهد، فرهنگ و الگوهای ارتباطی درون سازمانی است؛ سکوت سازمانی می تواند هم به عنوان مشکل و هم به عنوان پیامد کار کند. کاهش کارایی سیستم های ارتباطی سازمان می تواند منجر به زیان پولی، کاهش تولید، کاهش کیفیت کار و عملکرد ضعیف سازمان به عنوان یک کل شود. سکوت سازمانی می تواند احساس جدایی”افراطی” را در کارکنان ایجاد کند که به طور کلی بر بهره وری و سیستم ارتباطی درون سازمان تاثیر می گذارد.

موریسون و میلیکن دیدگاه های متفاوتی در مورد اثرات سکوت سازمانی ارائه می دهند. اولاً، تصمیم گیری سازمانی با سکوت سازمانی آسیب می بیند؛ ثابت شده است که کیفیت تصمیم گیری زمانی بهترین است که ایده‌ها و دیدگاه‌های متنوعی ارائه شود و سکوت سازمانی مانع پتانسیل تصمیم گیری می شود. ثانیاً، سکوت سازمانی مانع از توانایی سازمان در آگاهی از اشتباهات درون سازمان و تصحیح آن ها می شود. بدون آگاهی از اشتباهات، این خطاها می توانند بدتر شوند و در نهایت باعث ایجاد مشکلات عمده در سازمان گردند.

نتیجه گیری
سکوت سازمانی پدیده ای است که وقتی روی می دهد که کارکنان اطلاعات مفید یا ارزشمندی در مورد سازمان خود داشته باشند اما به طور هدفمند ساکت باقی بمانند. این اطلاعات می‌تواند نظرات، مشاهدات، نگرانی‌ها یا اطلاعات دیگری باشد که می‌تواند آگاهی از آن ها برای دیگران در سازمان، به‌ویژه رده‌های بالاتر، مفید باشد. انگیزه‌های زیادی با توجه به انگیزه‌های پشت سکوت کارکنان، از جمله سکوت مطیع، سکوت تدافعی، و سکوت همنوعانه، مورد بررسی قرار گرفته‌اند. سکوت سازمانی می تواند به عنوان محصول انگیزه های کارمند، باورهای مدیریتی یا یک موضوع فرهنگ سازمانی بزرگتر رخ دهد. اثرات سکوت سازمانی می تواند شامل پیامدهای منفی بر سلامت و رفاه کارکنان، و همچنین مسائل بزرگتر برای سازمان مانند نبود روحیه، کاهش تولید، کاهش کارایی ارتباطی، و کاهش توانایی های تصمیم گیری باشد. سکوت سازمانی می تواند برای سازمان ها و کارکنان آن‌ها بسیار زیانبار باشد و بنابراین باید از آن اجتناب کرد.