انواع مدل شایستگی در سازمان‌ها

انواع مدل شایستگی در سازمان‌ها

به عنوان مدیر اجرایی یا مدیر منابع انسانی یک سازمان وقتی قصد استخدام فردی را دارید لازم است از مفاهیمی مانند مدل شایستگی و توصیف شغل استفاده کنید. این دو مفهوم هر چند تعاریفی متفاوت دارند ولی در فرایند استخدام سازمانی کاملا به هم مرتبط هستند. توصیف شغل به طور کلی اطلاعات لازم در مورد شغل مورد نظر، وظایف کارمند و خلاصه‌ای کلی از مهارت‌‌های مورد نیاز برای یک شغل را ارائه می‌دهد اما مدل شایستگی مفهومی فراتر از یک توصیف کلی دارد.

سازمان‌ها می‌توانند از مدل‌‌های شایستگی برای کمک به ساختار و تیم‌های خود استفاده کنند و روند کاری آنها را در جهت موفقیت سازمانی هدایت کنند. مدل‌های شایستگی نقش مهمی در انتخاب، آموزش و ارزیابی منابع انسانی و متخصصان دارند. کارشناسان منابع انسانی می‌توانند از مدل‌های شایستگی برای مدیریت شغلی و اهداف توسعه سازمانی استفاده کنند.

شاید برایتان جای سوال باشد که مدل شایستگی چیست و چه کاربردی دارد؟ برای پیدا کردن پاسخ سوالات‌تان با این مطلب همراه ما باشید.

مدل شایستگی چیست؟
شایستگی قدرت استفاده از دانش، مهارت و توانایی‌های است که سبب موفقیت فردی و سازمانی می‌شود. مدل شایستگی، راهنمای تهیه شده توسط بخش منابع انسانی است که در آن مهارت‌ها، دانش و نیاز‌های رفتاری خاصی مشخص شده است که کارمند را به سمت موفقیت در کار خود هدایت می‌کند.

مدل‌های شایستگی می‌تواند برای کلیه کارکنان سازمان، رهبر، عملکرد تجاری، رشته‌های حرفه‌ای و یک نقش شغلی خاص اعمال شوند. این مدل‌ها تعریف می‌کنند که موفقیت برای هر شغل در سازمان باید چگونه باشد. علاوه بر این، مدل‌های شایستگی معمولاً شامل اطلاعات دقیق مانند رفتار‌های کلیدی و استاندارد‌های مهارتی هستند که برای سطوح مختلف شغلی یا تخصصی لازم‌اند.

به طور خلاصه مدل شایستگی به مجموعه شایستگی‌هایی گفته می‌شود که برای عملکرد موثر شغلی مورد نیاز است.

شایستگی انواع مختلفی دارد

بیشتر سازمان‌ها مجموعه‌ای از ارزش‌های اصلی را برای خودشان تعریف کرده‌اند که نحوه فعالیت آنها را برای رسیدن به موفقیت مشخص می‌کند. به این رفتارها «رفتار‌های مبتنی بر ارزش» گفته می‌شود که لازم است تمام کارکنان در هنگام انجام کار به آنها توجه داشته باشند. مدل شایستگی نوعی رفتار مبتنی بر ارزش است که به نیازهای خاص شغلی بستگی دارد. به عنوان مثال شایستگی مدنظر برای یک حسابدار با آبدارچی متفاوت است. به همین دلیل شایستگی به چند دسته تقسیم می‌شود.

شایستگی اصلی
این نوع شایستگی همه مهارت‌های مورد نیاز سازمانی برای همه کارکنان را شامل می‌شود. شایستگی اصلی هر سازمان و شرکتی منحصر به فرد است چون ارزش‌ها، فلسفه و اهداف متفاوتی دارند.

شایستگی عملکردی
شایستگی عملکردی مهارت‌ها و رفتار‌های خاص شغلی است که برای هر نقش منحصر به فرد است. به عنوان مثال دانستن زبان‌های خاص برنامه نویسی، مهارت‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها، مهارت‌های نگهداری سوابق و مهارت‌های نوشتن اطلاعات نمونه‌هایی از شایستگی‌های عملکردی هستند.
مهارت در یک مدل شایستگی عملکردی ممکن است در بخش خاصی از شرکت شما مورد نیاز باشد. به عنوان مثال، شایستگی پیشخدمت رستوران ممکن است توانایی رسیدگی به شکایات مشتری باشد، در حالی که شایستگی حسابدار توانایی تجزیه و تحلیل داده‌های مالی به منظور تهیه گزارش است.

شایستگی شغلی
برخلاف مدل شایستگی عملکردی، مدل شایستگی شغلی شامل مجموعه مهارت‌هایی است که به طور خاص در یک شغل یا نقش مورد نیاز است. این مدل شایستگی، نیاز‌های یک نقش را مشخص می‌کند تا هر کارمند بتواند در حد توان خود عمل کند. شایستگی‌های شغلی یک شخص در یک بخش ممکن است با شخص دیگر در همان بخش متفاوت باشد.

شایستگی رهبری

از شایستگی‌های رهبری اغلب برای نقش‌های نظارتی و مدیریتی استفاده می‌شود. البته می‌تواند در هر موقعیت شغلی که مستلزم هدایت دیگران است، اعمال شود. این شایستگی شامل مهارت‌ها و رفتار‌های رهبری مانند توانایی‌های تصمیم‌گیری هستند.

شایستگی سفارشیشایستگی سفارشی

بسته به شرکت شما لازم است تا مدل‌های شایستگی به شکل خاصی تغییر کرده و سفارشی شوند. مهم نیست که کدام نوع مدل را انتخاب کنید، بلکه آنچه اهمیت دارد همسو بودن مدل‌های شایستگی انتخاب شده با اهداف اصلی سازمان شما است.

چرا از مدل شایستگی استفاده کنیم؟
دلایل مختلفی برای استفاده از مدل‌های شایستگی در سازمان شما وجود دارد. شرکت‌های موفق در تلاش‌اند تا راه حلی پایدار برای انواع روش های استخدام، آموزش و افزودن ارزش به نیروی کار خود داشته باشند. وقتی مدل شایستگی در سازمان وجود دارد از یک طرف آنچه از کارکنان انتظار می‌رود و نحوه کار آنها را بیان می‌شود و از طرف دیگر معیاری وجود دارد تا اطمینان حاصل شود افراد مهارت‌های لازم برای موفقیت را دارند.

پیاده‌سازی مدل شایستگی برای کسب و کار در حال رشد ضروری است و به بخش‌های مختلف سازمان و شرکت کمک می کند.

مدیریت منابع انسانی به کمک توضیحات شغلی در مدل شایستگی دقیق‌تر و راحت‌تر می‌تواند استخدام را انجام دهد و زمان کمتری توسط مدیران ارشد برای کاوش در رزومه کاری و انجام مصاحبه‌های بیهوده صرف می‌شود.
با کمک مدل شایستگی جهت مشخصی برای عملکرد نیروی کار تعیین می‌شود تا آنها را با اهداف و استراتژی‌های سازمانی همسو کند.
مدیر منابع انسانی را قادر می‌سازد تا درک کاملی از همه توانایی‌ها و مهارت‌های کارکنان داشته باشد و به راحتی بتواند انواع مدل‌های مدیریت منابع انسانی را بسازد.
مدیر منابع انسانی و آموزشی را قادر می‌سازد تا نیاز‌های یادگیری و پیشرفت کارکنان را با دقت بیشتری شناسایی کند.
به کارمندان اجازه می‌دهد تا از مهارت‌ها و رفتار‌های مورد نیاز در شغل خود آگاه باشند.
سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا مهارت‌های کارمندان را پیگیری کرده و با استفاده از انواع مدل‌های برنامه‌ریزی نیروی انسانی شرایط را برای پرورش دیگر مهارت‌ها فراهم کنند.
سیستم اندازه‌گیری سازگار و منصفانه برای ارزیابی عملکرد فراهم می‌کند.

نحوه تهیه مدل شایستگی سازمانی
ساختار مدل شایستگی به نوع و هدف سازمان شما بستگی دارد. برای هر سازمان باید یک یا چند مدل شایستگی وجود داشته باشد. مدل شایستگی رهبری، شایستگی‌های اصلی، شایستگی‌های عملکردی و چندین مدل برای شایستگی‌های خاص شغلی از جمله مدل‌های مورد نیاز هر سازمان هستند.
مدل‌های شایستگی که ارزش‌های سازمانی، شایستگی‌های اصلی و رهبری را مورد توجه قرار می‌دهند، نباید بیش از پنج تا هفت شایستگی داشته باشند. اگر تعداد شایستگی‌های زیادی وجود داشته باشد، توجه کمتری به آنها شده و رسیدن به هدف دشوار می‌شود.
بسته به پیچیدگی کار در داخل سازمان، شایستگی‌های عملکردی و فنی ممکن است دارای عناوین فرعی باشند که هر یک از آنها دارای شاخص‌ها یا استاندارد‌هایی هستند. آنها همچنین ممکن است دارای سطوح شایستگی با استاندارد‌های مختلف باشند.

گام‌های اصلی برای تهیه انواع مدل‌های شایستگی
گام اول: در مورد عنوان مدل شایستگی خود تصمیم بگیرید. به عنوان مثال برای رهبری می‌توان از عنوان «ایجاد رابطه» برای مدل شایستگی استفاده کرد. در این حالت مشخص می‌شود که لازمه رهبری موفق، توانایی ایجاد روابط است.

گام دوم: در مورد هرگونه عنوان فرعی برای مدل شایستگی خود تصمیم بگیرید. این مورد بیشتر در چارچوب‌های شایستگی عملکردی استفاده می‌شود. به عنوان مثال «مدیریت روابط ذینفع‌ها» که می‌تواند شامل این توصیفات می‌شود.

منافع ذینفع‌ها را شناسایی کنید.
ارتباطات ذینفع‌ها را مدیریت کنید.
عملکرد تیم را در جهت منافع ذینفع‌ها مدیریت کنید.
گام سوم: توصیفی کلی برای شایستگی اصلی یا فرعی بنویسید. به عنوان مثال « ایجاد روابط یعنی توانایی و اشتیاق برای شناسایی و آغاز روابط کاری، توسعه و حفظ آنها برای سود متقابل برای حمایت از سازمان»

گام چهارم: استاندارد‌های قابل اندازه‌گیری (قابل مشاهده) برای هر عنوان اصلی یا عنوان فرعی شایستگی را مشخص کنید.

گام پنجم: شایستگی‌ها را بدون ابهام توضیح دهید.

توصیف شایستگی‌ها باید با یک فعل شروع شوند.
از صفت‌های مبهم مانند «خوب»، «مناسب»، «موثر» یا قید‌هایی مانند «بی درنگ» خودداری کنید. این نوع کلمات نیاز به تفسیر دارند و توسط افراد مختلف در موقعیت‌های مختلف به شکل‌های متفاوتی تفسیر می‌شوند.
تعداد کلمات را به حداقل برسانید. گفته‌ها را صریح، ساده و بدون ابهام نگه دارید.

چگونه مدل‌های شایستگی موثرتری ایجاد کنیم؟چگونه مدل‌های شایستگی موثرتری ایجاد کنیم؟
قبل از ایجاد مدل‌های مناسب شایستگی سازمانی لازم است تا به نکاتی توجه داشته باشید.

تعیین کنید که چه نوع فرایندی برای سازمان شما مفید است.
فرایند تحقیق و توسعه برای تهیه مدل شایستگی می‌تواند طولانی باشد. زمان می‌برد تا بفهمید برای هر موقعیت چه چیزی لازم است. با توجه به این که فضای کسب و کار همیشه و به سرعت در حال تغییر است؛ مدل‌های شایستگی که منعطف طراحی شده‌اند، می‌توانند خودشان را با تغییرات آینده مطابقت دهند.

درباره اطلاعات شایستگی موجود تحقیق کنید
توسعه شایستگی‌ها به توضیح واضحی در مورد موقعیت شغلی مورد نظر نیاز دارد. بهتر است از شایستگی‌هایی که قبلاً توسعه یافته‌اند به عنوان راهنما برای نقش‌های مشابه استفاده کنید.

با واحد‌های تجاری و مدیران مرتبط مصاحبه کنید
مصاحبه با ذینفعان هر بخش بینش لازم را برای تهیه مدل شایستگی به شما می‌دهد. به بیان ساده‌تر، گفتگو با مدیران و کارمندان عالی بخش‌های مختلف برای تهیه مدل شایستگی مفید است. در این گفتگوها شما می‌توانید مهارت‌های لازم هر بخش را که سبب موفقیت سازمان می شود، پیدا کنید. دقت کنید هنگام مصاحبه، تمرکز باید بر روی مهارت‌ها و رفتار‌هایی باشد که برای یک کارمند با عملکرد بالا لازم است.

شایستگی‌های اصلی را تعیین کنید
شایستگی‌های اصلی باید انعکاس رفتارها و مهارت‌های اساسی مورد نیاز سازمان باشد. این شایستگی‌ها باید مشخص کنند که نوع عمل و مشارکت کارمندان باید چگونه باشد تا سازمان را به سمت اهداف و فلسفه وجودی‌اش هدایت کنند. استفاده از محتوای تحقیق و مصاحبه از مدیران و ذینفعان سازمانی مرتبط به تعیین شایستگی‌های اصلی کمک می‌کند.

شایستگی‌های خاص شغل را تعیین کنید
شایستگی‌های خاص شغلی باید انعکاس مهارت‌ها و رفتار‌های منحصر به فرد هر شغل باشد. در حقیقت به این سوال جواب دهد که «منابع انسانی برای این‌که بتوانند نقش خود را به خوبی انجام دهند چه چیز‌هایی را باید بدانند و انجام دهند؟»

در صورت لزوم شایستگی‌های رهبری را تعیین کنید
وقتی نیاز به طراحی شایستگی‌های مربوط به مدیریت است، باید فرض شود که افراد از قبل با شایستگی‌های اصلی تعیین شده توسط سازمان آشنا هستند. تمرکز باید بر ویژگی‌ها و مهارت‌های منحصر به فرد رهبری باشد.

فهرست شایستگی‌ها را نهایی کنید
یافته‌ها را سازماندهی کنید، اما با محدود کردن شایستگی‌ها از غیر واقعی بودن آنها خودداری کنید. اگر این لیست خیلی دور از ذهن باشد، می‌تواند مانع ابتکارات در فرایند استخدام شود. ممکن است متقاضیان احتمالی هنگام مواجهه با لیست طولانی شایستگی‌ها بترساند. گاهی حتی غیر واقعی بودن موارد شایستگی سبب جذب اشتباه نیروی انسانی می‌شود.

و در نهایت این لیست را با تمام مدیران اجرایی و ذینفعان مطرح کنید و از آنها تایید بگیرید. به این اطمینان برسید که مدل شایستگی طراحی شده، تمام نیاز‌های سازمان شما را در می‌گیرد.

سخن پایانی
مدل‌سازی شایستگی چارچوبی برای تعریف مهارت‌ها، دانش و رفتار مورد نیاز یک شغل است. این مدل‌ها طیف وسیعی از توانایی‌ها و مهارت‌های شرکت را برای دستیابی به اهداف سازمانی مورد تجزیه، تحلیل و توصیف قرار می‌دهد.
سازمان‌های موفق از مدل‌های شایستگی استفاده می‌کنند. آنها اهمیت ایجاد چارچوب لازم برای استخدام، آموزش و برنامه‌ریزی مسیر شغلی را برای کارمندان خود درک و تأکید می‌کنند. مدل شایستگی نه تنها روند استخدام را برای افراد در بخش منابع انسانی شرکت آسان و کارآمد می‌کند بلکه دستیابی به مهارت‌های لازم برای موفقیت در نقش‌های فعلی و آینده را نیز برای کارمندان آسان می‌کند. به همین دلیل است که اجرای مدل شایستگی برای موفقیت و پیشرفت سازمان شما بسیار مهم است.

آیا تا به حال از مدل‌های شایستگی در سازمان خود استفاده کرده‌اید؟ آیا مدل‌های شایستگی به شما در رسیدن به اهداف سازمانتان کمک کرده است؟ آیا داشتن مدل‌های شایستگی در روند استخدامی کارکنان مفید بوده است؟ خوشحال می‌شویم تجربیاتتان را با ما در میان بگذارید.
همچنین مجموعه مشاوره مدیریت منابع انسانی تلنتیم آمادگی دارد شما را برای رسیدن به مدل شایستگی سازمانتان همراهی کند. همین الان با ما تماس بگیرید.